Mi enfoque práctico: si un gasto refacturado no se puede explicar en menos de un minuto, hay que replantearlo. Refacturar no es solo un cálculo: es gestión de expectativas, trazabilidad y comunicación clara.
Índice
Antes de empezar: titularidad del suministro y contrato (qué cambiar y qué dejar por escrito)
Lo primero no es la factura, es la titularidad. Define en el contrato quién es titular de luz, agua, gas e internet y quién asume el coste. Si el suministro está a tu nombre y repercutes al inquilino, actuarás como “refacturador” y tendrás que emitir tu propia factura por ese importe (con los tipos que correspondan). Si el suministro está a nombre del inquilino y tú solo cobras el alquiler, hablamos de suplido (en la práctica, tú no refacturas porque el proveedor factura directamente al inquilino).
En alquiler por habitaciones, deja por escrito:
- Qué gastos se reparten (electricidad, gas, agua, internet, tasas) y criterio: partes iguales, coeficientes, uso real o combinaciones.
- Política de periodificación: qué ocurre con entradas/salidas a mitad de periodo y facturas que llegan tarde (dos meses juntos, regularizaciones).
- Plazos de pago y trazabilidad: dónde verán el desglose y el estado de su saldo.
En mi caso, la transparencia reduce conflictos: guardo la factura original, anoto periodos exactos y comunico por escrito el criterio de reparto antes de cobrar el primer mes. “Hablar con datos y no con sensaciones” me bajó los roces.
Suplido vs gasto repercutido: qué eres a ojos de Hacienda y cuándo cambia el IVA
- Suplido (suministro a nombre del inquilino): no emites factura por el suministro; no intervienes en el IVA de esa factura.
- Gasto repercutido/refacturación (suministro a tu nombre): emites tu factura al inquilino. En términos prácticos, eso suele implicar IVA (consulta los tipos aplicables a cada concepto) y que lo incluyas en tus libros.
Documentos mínimos: factura original, contrato y desglose para el inquilino
- Factura del suministrador (PDF o foto legible).
- Contrato con el criterio de reparto.
- Tu factura al inquilino con desglose claro (base, IVA, total) y una nota que referencie la factura original (nº, periodo y proveedor).
IVA y base imponible en la refacturación (lo que debes tener claro)
Cuando la factura está a tu nombre y trasladas el gasto:
- Base imponible: el importe que decides repercutir (habitualmente, el coste real imputable a ese inquilino según el criterio pactado).
- IVA: aplica el tipo correspondiente al servicio repercutido (p. ej., tipo general para electricidad/gas según uso de la vivienda; el agua puede tener tipo reducido según el caso).
- Total: base + IVA.
Recomiendo no “inventar recargos” sin pactarlo. Si redondeo, lo hago a favor del inquilino o lo justifico en la nota (p. ej. céntimos por redondeo de reparto).
¿Sobre qué base se aplica el 21%? Casos prácticos
- Caso A: electricidad (periodo 01–31 marzo, 120 € factura total). Reparto entre 3 inquilinos a partes iguales → base por inquilino 40 €. Si procede IVA general, IVA 8,40 € → total 48,40 €.
- Caso B: gas con entrada y salida a mitad de mes (ver prorrateo por días más abajo): la base será el coste imputable a los días de estancia de cada uno. Al resultado, aplicas IVA.
- Caso C: internet tarifa plana: base por coeficientes (p. ej., habitación con baño privado pondera 1,2; estándar 1,0).
Agua con tipo reducido, tasas de basuras y otros conceptos especiales
- Agua: revisa el tipo aplicable; hay tramos y conceptos (canon, alcantarillado) que debes desglosar en la medida de lo posible.
- Tasas (basuras, saneamiento): comprueba si son no sujetas o si debes trasladarlas integradas en la base. Consejo: indícalas en una línea separada del desglose interno (aunque factures un único concepto al inquilino, tú sírnate la trazabilidad).
Repartos justos en pisos por habitaciones
“Dividir entre X personas” a veces es injusto. Lo aprendí cuando un inquilino apenas estaba en casa y otro tenía baño privado. Desde entonces, uso tres modelos (puedes combinarlos):
Tres modelos de reparto: partes iguales, por coeficientes y por uso real
- Partes iguales
- Útil cuando el uso es parecido y las habitaciones son similares.
- Pros: simple, rápido. Contras: genera fricciones si hay grandes diferencias de uso/espacio.
- Por coeficientes (habitaciones y extras)
- Define un coeficiente por habitación (tamaño, ventana, baño privado).
- Ejemplo: Hab A (baño privado) 1,2; Hab B 1,0; Hab C 0,8.
- Regla: importe por inquilino = (coeficiente personal / suma de coeficientes) × coste imputable.
- Bueno para electricidad e internet.
- Por uso real (días de estancia o medición)
- Por días: perfecto para entradas/salidas a mitad de mes.
- Por medición: si tienes contadores parciales (raro en viviendas), úsalo para agua/gas.
En mi día a día, combino coeficientes para internet/electricidad y prorrateo por días cuando hay cambios de inquilinos. “Si necesito diez mensajes para justificarlo, algo está mal planteado”: por eso documento el criterio en el contrato y lo repito en cada liquidación.
Entradas y salidas a mitad de mes: prorrateos por días
Fórmula base:
Coste periodo × (días de estancia del inquilino / días totales del periodo)
Ejemplo rápido (electricidad 120 €, 30 días):
- Inq A (1–30): 30/30 → 120 € × 1 = 120 € base a repartir por coeficientes o partes iguales.
- Inq B (1–15): 15/30 → 0,5 de su parte.
- Inq C (16–30): 15/30 → 0,5 de su parte.
Si además usas coeficientes:
- Calcula coste imputable por días.
- Dentro de cada subperiodo, aplica coeficientes para repartir entre quienes estuvieron.
Facturas que llegan tarde o abarcan dos meses: cómo imputarlas y explicarlas
Pasa mucho: te llega en abril una regularización de febrero–marzo. La clave es política de periodificación (acordada y escrita):
- Identifica el periodo exacto de la factura (fechas, lectura estimada o real).
- Divide el coste por meses/días (según nivel de detalle que hayas pactado).
- Imputa a cada inquilino según su presencia en cada subperiodo.
- Comunica con un mensaje estándar: “Esta factura (nº X, prov. Y) corresponde a feb–mar; tu parte va prorrateada por días y coeficientes. Aquí tienes el desglose y la factura original adjunta”.
Una vez facturé un periodo completo a gente que no estuvo todo el tiempo. Tuvimos que rehacer números y emitir rectificativa. Desde entonces, siempre periodifico y dejo plantillas preparadas.
Política de periodificación y ejemplos listos para copiar
- Regla: las facturas que cubran >1 mes se dividen por días; se aplican los coeficientes vigentes en cada subperiodo.
- Redondeos: a 2 decimales; los céntimos residuales se ajustan en la siguiente liquidación (nota en la factura).
Plantilla de factura: ejemplos listos (con y sin suplidos)
Aunque cada caso es un mundo, esta estructura me funciona:
Encabezado
- Emisor (tus datos) · Receptor (inquilino) · Nº de factura · Fecha · Periodo del gasto
Conceptos
- “Refacturación suministro [electricidad/gas/agua/internet] periodo [dd/mm–dd/mm]. Base calculada por [partes iguales/coeficientes/prorrateo por días]. Referencia factura original [nº, proveedor].”
- Base: XX,XX €
- IVA [tipo]: YY,YY €
- Total: ZZ,ZZ €
Notas recomendadas
- “Criterio de reparto pactado en contrato (cláusula X). Desglose disponible en el anexo.”
- “Redondeo a 2 decimales. Diferencias de céntimos ajustadas en la siguiente liquidación.”
“Mi método: reglas claras, facturas guardadas y control continuo de pagos.” La nota de referencia a la factura original me ahorra preguntas y valida que no me “invento” importes.
Control de saldos y pagos: evita desfases y “malentendidos”
El control separa una gestión tranquila del caos:
- Libro de refacturaciones: fecha, nº factura, concepto, periodo, base, IVA, total, criterio aplicado, enlace a la factura del proveedor.
- Cuenta por inquilino: saldo inicial, cargos del mes (alquiler + gastos), pagos recibidos, saldo final.
- Alertas: pagos parciales, céntimos residuales, regularizaciones futuras.
Checklist mensual (lo que yo reviso)
- Todos los gastos del mes están registrados y adjuntados.
- Las entradas/salidas del mes tienen prorrateo por días.
- Los coeficientes activos siguen siendo los correctos (cambios de habitación).
- Los pagos están imputados y el saldo coincide.
- Mensaje de liquidación enviado con enlaces a documentos.
Una vez di por pagado “porque siempre paga todo junto” y apareció un desfase meses después. Desde entonces no asumo: conciliación mensual, aunque todo cuadre “de cabeza”.
Errores comunes y cómo arreglarlos
- Reparto plano injusto → Pasa a coeficientes o añade prorrateo por días; explica el cambio con antelación.
- Periodo mal imputado → Emite rectificativa con la explicación del error y el nuevo desglose.
- No adjuntar factura original → Súbela siempre; sin prueba documental nacen sospechas.
- Redondeos arbitrarios → Define regla escrita (2 decimales; ajuste siguiente mes).
- Comunicación tardía → Envía la liquidación mensual en fecha fija y responde con el desglose si alguien lo pide.
Cuándo emitir una factura rectificativa y cómo hacerlo
- Cuándo: error en base, tipo de IVA, periodo o destinatario.
- Cómo: referencia a la factura original (nº y fecha), concepto “rectificativa por…”, signo negativo/positivo según corresponda, nuevo total y notas que dejen claro el ajuste del reparto/periodo.
FAQs rápidas
¿Puedo cobrar un “extra de gestión”?
Solo si está pactado por contrato y se factura como servicio aparte. Si no, limítate a trasladar el coste según criterio y evita fricciones.
¿Qué hago con facturas estimadas que luego se regularizan?
Indícalo y ajusta en la siguiente liquidación con una nota clara. Si el impacto es grande, considera emitir rectificativa para dejar trazabilidad.
¿Cómo gestiono el agua con varios conceptos?
Separa internamente (suministro, alcantarillado, cánones, tasas). En tu factura al inquilino puedes agrupar, pero conserva el desglose y la factura original.
¿Y si alguien casi no está en casa?
Usa prorrateo por días o un coeficiente menor; lo importante es haberlo pactado desde el inicio y mantenerlo estable.
Conclusión
Refacturar bien es cuestión de método: reglas claras, documentación impecable y control continuo. Cuando el criterio está en el contrato, cada factura se periodifica con lógica y cada reparto se puede explicar “en menos de un minuto”, desaparecen el 90 % de los conflictos. Y si alguna vez te equivocas, la rectificativa bien documentada te devuelve la credibilidad.
